E-Mail statt Tinte: Der digitale Arbeitsvertrag kommt

Mit dem neuen Gesetz, das am 1. Januar 2025 in Kraft tritt, wird der Arbeitsalltag in Deutschland digitaler. Zukünftig können Elternzeit und Jobverträge ganz bequem per E-Mail oder sogar über WhatsApp beantragt bzw. geschlossen werden. Dies verspricht nicht nur eine erhebliche Reduzierung von Papierkram, sondern auch geringere Kosten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Doch was bedeutet das konkret für die Praxis?

Weniger Bürokratie, mehr Effizienz

Der Bundestag und der Bundesrat haben ein Gesetz verabschiedet, das die Bürokratie in der Arbeitswelt erleichtern soll. Arbeitsverträge und Arbeitszeugnisse müssen nicht mehr zwingend auf Papier unterschrieben werden. Stattdessen dürfen sie auch in digitaler Form übermittelt werden. Dies könnte einen entscheidenden Fortschritt in der Arbeitskultur Deutschlands darstellen, wo bislang viele Vertragsinhalte noch handschriftlich fixiert werden mussten. Arbeitsrechtlerin Julia Förster von der Kanzlei Freshfields äußert jedoch Bedenken: „Die Reform greift stellenweise zu kurz.“

Digitale Vertragsabschlüsse: Ein neuer Standard?

Können wir uns also von den traditionellen Papierverträgen verabschieden? In den meisten Fällen ja. Schon vor Inkrafttreten des neuen Gesetzes mussten Arbeitsverträge nicht zwingend ausgedruckt und unterschrieben werden, um rechtsgültig zu sein. Einige grundlegende Informationen, wie etwa die Vertragsparteien, das Datum des Arbeitsbeginns und die vereinbarte Arbeitszeit, mussten zwar in physischer Form vorgelegt werden, doch die Konsequenzen bei Formfehlern waren oft gravierend.

Mit dem neuen Gesetz ist es nun möglich, diese Informationen auf elektronischem Wege zu kommunizieren. Arbeitgeber können Informationen über die wesentlichen Vertragsbedingungen in Form von E-Mails, Faxe oder sogar WhatsApp-Nachrichten übermitteln. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr erforderlich, es sei denn, der Arbeitnehmer verlangt dies ausdrücklich.

Ein Beispiel für einen digitalen Arbeitsvertrag

So könnte ein Vertragsabschluss über WhatsApp aussehen:

Arbeitgeber:
„Liebe Frau Müller, ich freue mich, dass Sie bei uns anfangen möchten. Hier die wichtigsten Punkte für unser Arbeitsverhältnis:

1. Arbeitgeber: Musterfirma GmbH, Musterstraße 1, 20095 Hamburg
2. Arbeitnehmer: Lisa Müller, Beispielweg 2, 22765 Hamburg
3. Arbeitsbeginn: 01.01.2025
4. Unbefristeter Vertrag
5. Arbeitsort: Unser Büro in Hamburg
6. Position: Junior Projektmanager
7. Gehalt: 3500 Euro brutto/Monat, Zahlung am Monatsende
8. Arbeitszeit: 40h/Woche, Mo-Fr 9–18 Uhr
9. Urlaub: 30 Tage/Jahr
10. Kündigungsfrist: 4 Wochen zum Monatsende
11. Es gilt der Tarifvertrag der IT-Branche
12. Probezeit: 6 Monate
13. Pausen: 1h Mittagspause, flexible Kaffeepausen
14. Überstunden: Nach Absprache, Vergütung oder Freizeitausgleich
15. Fortbildung: Jährliches Budget von 1000 Euro
16. Betriebliche Altersvorsorge: Versorgungswerk XY, Rentenstraße 3, 20354 Hamburg
17. Kündigung schriftlich, Fristen wie oben genannt“

Arbeitnehmer:
„Ja, das klingt gut für mich! Das machen wir so, ich nehme das Angebot an.“

Arbeitgeber:
„Großartig. Wir freuen uns auf Sie – dann (bald) Willkommen im Team!“

Wichtige Änderungen im Überblick

• Aushänge und Vorschriften: Vorschriften, wie die tägliche oder wöchentliche Höchstarbeitszeit, müssen künftig nicht mehr physisch ausgehängt werden, sondern können digital bereitgestellt werden.
• Digitale Arbeitszeugnisse: Diese können nun ebenfalls rein elektronisch ausgestellt werden, sofern die Beschäftigten zustimmen.
• Anträge auf Elternzeit: Diese können jetzt ebenfalls digital gestellt werden, was den Prozess erheblich vereinfacht.

Fazit: Ein Schritt in die richtige Richtung

Das neue Gesetz ist zwar ein Fortschritt, aber noch nicht der große Wurf auf dem Weg zum papierlosen Büro. Julia Förster sieht die digitale Personalakte bereits als weit verbreitet an, aber es bleibt abzuwarten, ob diese Reform tatsächlich zu einer signifikanten Entlastung in der Bürokratie führen wird. Kritiker argumentieren, dass die Änderungen nicht umfassend genug sind und fordern eine größere Reform, um die digitale Transformation in der Arbeitswelt weiter voranzutreiben.

Insgesamt zeigt das neue Bürokratieentlastungsgesetz jedoch, dass der digitale Wandel auch in Deutschland Einzug hält und ein Umdenken in der Arbeitswelt erforderlich ist.