E-Rechnungen: Handlungsbedarf bei der Implementierung

E-Rechnungen: Ein Umsatztreiber für Unternehmen

Die 2025 in Kraft tretenden Regelungen zur E-Rechnungspflicht (siehe Kasten) bieten für Unternehmen aus dem Segment großes Potenzial, insbesondere als Umsatzbooster. Ingo Wittrock, Regional Director Marketing Central & Eastern Europe bei Ricoh Deutschland, spricht von einer steigenden Nachfrage und weist darauf hin, dass vielen Unternehmen, vor allem aus dem Mittelstand, das volle Potenzial der verschiedenen Digitalisierungsstufen noch nicht bewusst ist – und dies betrifft nicht nur E-Rechnungen, sondern auch andere digitale Dokumentenarten. Ricoh geht in diese Richtung mit seiner Plattform Ricoh IDX, die den Austausch von Geschäftsdokumenten ermöglicht.

Dokumentenaustausch – auch für E-Rechnungen

Ricoh ist mit seiner Portallösung Ricoh IDX in diesem Marktumfeld aktiv. Die Plattform ermöglicht den digitalen und rechtskonformen Austausch von Dokumenten. Sie ist so konzipiert, dass bestehende Altsysteme nicht umgestellt werden müssen, sondern lediglich ergänzt werden, was zusätzliche Investitionen minimiert. „Gemeinsam mit unseren Fachhandelspartnern erwarten wir nicht nur kurzfristig, sondern auch in den kommenden Jahren viele Projekte“, erklärt der Ricoh-Manager. „Mit Ricoh IDX begleiten wir den gesamten Prozess der E-Rechnung – von der Vorbereitung über die Prüfung bis hin zur Automatisierung der Dokumentenprozesse durch DMS DocuWare und der revisionssicheren Archivierung, inklusive der Anbindung zum digitalen Transfer der Steuerdaten“, fügt Wittrock hinzu, der damit auch die Kooperation mit DocuWare hervorhebt. Bei E-Rechnungsprojekten werden zudem die Geschäftspartner der Kunden eingebunden, um einen unterbrechungsfreien Geschäftsprozess zu gewährleisten. „Was bringt das beste E-Rechnungsformat, wenn ein Kunde oder Lieferant nicht damit arbeiten kann?“, fragt der Manager.

Eckdaten, Fristen und Begriffe zur E-Rechnung

2025: Seit dem Jahreswechsel müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische B2B-Rechnungen zu empfangen und dürfen den Empfang digitaler Rechnungen nicht mehr verweigern.
Ausnahme: Es bleibt weiterhin möglich, Rechnungen im PDF-Format zu versenden – jedoch nur, wenn das empfangende Unternehmen diesem Vorgehen zustimmt. Die gleiche Regelung gilt für das EDIFACT-Format.

2027: Zwei Jahre später, im Jahr 2027, wird die zweite Stufe in Kraft treten. Dann müssen Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen.

2028: Ab 2028 wird die Papierrechnung im B2B-Bereich endgültig abgeschafft. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen, die in Deutschland tätig sind, verpflichtet, elektronische B2B-Rechnungen im EN-16931-Standard zu versenden.

Begriffsklärung: Die EN 16931 ist eine europäische Norm, die Formate wie XRechnung und ZUGFeRD definiert. Der Name „ZUGFeRD“ steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Mannigfaltige Herausforderungen

Der Ricoh-Manager verweist auf eine kürzlich veröffentlichte Bitkom-Umfrage aus Dezember 2024, laut der 88 Prozent der Unternehmen trotz der E-Rechnungspflicht noch immer nicht vollständig vorbereitet sind. Viele Firmen haben demnach Schwierigkeiten, ihre Prozesse anzupassen, da es entweder an notwendigem Know-how oder an ausreichenden Ressourcen mangelt.

Ein weiteres zentrales Thema ist die Sicherheit: „Über 90 % der Cyberangriffe beginnen über das Einfallstor E-Mail, und genau diesen Kanal nutzen viele Unternehmen, um ihre E-Rechnungen zu versenden“, so der Ricoh-Manager.

„Was nützt das beste E-Rechnungsformat, wenn ein Kunde oder Lieferant nicht damit umgehen kann?“ – Ingo Wittrock, Regional Director Marketing Central & Eastern Europe, Ricoh Deutschland

Eine weitere Herausforderung sieht Wittrock in der unübersichtlichen Angebotslandschaft: „Viele Dienstleister decken nur Teilbereiche ab, etwa das reine Senden oder Empfangen von E-Rechnungen über den unsicheren Übertragungsweg der E-Mail.“ Viele Unternehmen sind sich jedoch nicht bewusst, dass in Zukunft zusätzliche Anforderungen wie das Melden von Umsatzsteuerinformationen oder Status-Infos an eine staatliche Plattform hinzukommen werden. Ohne entsprechende Lösungen könnten Unternehmen in Insellösungen oder bestehende ERP- und DMS-Systeme investieren, die langfristig nicht ausreichen.

Kritisch sei auch, dass bestehende Systeme oft nur einen Teil der zu digitalisierenden Dokumente abdecken und nicht auf die zukünftigen Anforderungen der E-Rechnung vorbereitet sind. „Deshalb ist eine spezialisierte oder zumindest eine modulare Lösung viel sinnvoller“, betont Wittrock.

Integration bedeutet immer hohen Aufwand und Kosten, sowohl auf technischer als auch auf organisatorischer Seite. „Die E-Rechnungspflicht betrifft 3,5 Millionen Unternehmen in Deutschland, und wenn man den zeitlichen Aufwand für eine Integration berücksichtigt, ist es schlichtweg nicht möglich, dass alle Unternehmen bis zum Ablauf der jeweiligen Frist, die der Gesetzgeber vorgibt, eine integrierte Lösung implementiert haben“, so der Ricoh-Manager, der zu folgendem Fazit kommt: „Eine modulare Lösung spart Zeit und Geld.“

Hintergrund: XRechnung, ZUGFeRD, XML – Der Streit um Formate

ZUGFeRD und XRechnung sind beide XML-basierte Formate, die gemäß der EN16931 eine E-Rechnung darstellen. Beide liefern eine maschinenlesbare XML-Datei, die für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen geeignet ist. Ein Vorteil von ZUGFeRD gegenüber XRechnung liegt darin, dass ZUGFeRD zusätzlich eine visualisierbare Bilddatei integriert, was für den menschlichen Nutzer von Vorteil sein kann.

Das Problem bei der Vielfalt an Formaten ist jedoch, dass viele Unternehmen in der Praxis nur ZUGFeRD-Dateien empfangen möchten, um den optischen Teil der Rechnung zu nutzen. Dies ist jedoch angesichts der verschiedenen Formate innerhalb der EU-Norm nicht sinnvoll. Einige Länder, wie Italien und Polen, haben bereits entschieden, dass eine konforme XML-Datei das alleinige Rechnungsformat darstellt.

In Deutschland hat sich XRechnung im öffentlichen Sektor als bevorzugtes Format durchgesetzt. XRechnung ist speziell für die automatisierte Verarbeitung konzipiert, kann jedoch ohne spezielle Software nicht gelesen werden. ZUGFeRD hingegen wird als hybrides Format betrachtet, das ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert und daher vielseitiger einsetzbar ist.

Der Handlungsdruck wächst

Die E-Rechnung ist ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung – nicht nur für Unternehmen, sondern auch für die öffentliche Verwaltung, die bereits seit Jahren verpflichtet ist, ausschließlich elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Der Druck wächst nun, da bis spätestens 2028 nahezu alle Rechnungen digital sein müssen. „Deutschland hat im Ländervergleich einen erheblichen Nachholbedarf“, so Wittrock. Die E-Rechnung wurde bereits 2014 auf EU-Ebene beschlossen und ist daher keineswegs so neu, wie es derzeit erscheint. Es ist klar, dass Papier- und PDF-Rechnungen durch elektronische Transaktionsdaten ersetzt werden müssen.

„Veränderungen und die damit verbundenen, vermeintlich hohen Investitionen, die Sorge vor mehr Bürokratie und staatlicher Regulierung sowie die begrenzten Ressourcen für zusätzliche Projekte führen verständlicherweise zu Bedenken in vielen Unternehmen“, erklärt der Manager aus der Praxis. Doch die Vorteile des Digitalisierungs- und Automatisierungsschubs durch die E-Rechnung, sowohl technologisch als auch unternehmerisch, erkennen viele Unternehmen erst jetzt.