Das Wachstumschancengesetz und die Einführung der eRechnung: Ein Überblick

Am 22. März 2024 wurde im Bundestag endgültig dem Wachstumschancengesetz zugestimmt. Dieses Gesetz zielt darauf ab, die Wirtschaft zu entlasten und den Standort Deutschland zu stärken. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Entlastungen ist die Einführung der eRechnung. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen in Deutschland? Hier sind die wichtigsten Informationen im Überblick.

eRechnung: Was ist das?

Die Pflicht zur eRechnung betrifft alle in Deutschland ansässigen Unternehmen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Empfangspflicht für eRechnungen gemäß der europäischen Norm EN16931 im B2B-Bereich verpflichtend. Für die Jahre 2025 und 2026 gilt jedoch eine Übergangsfrist, in der weiterhin Papierrechnungen ausgetauscht werden dürfen.

Übergangsregelungen

Bis Ende 2026 können Unternehmen für B2B-Umsätze, die in diesen beiden Jahren ausgeführt werden, noch Papierrechnungen verwenden. Nach dem 31. Dezember 2026 bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Regelung nur noch für rechnungsstellende Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz im Jahr erzielen. Ausnahmen bestehen für Rechnungen unter 250 Euro und für Fahrausweise. Auch Rechnungen an Verbraucher (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen.

Wichtige Fragen zur eRechnung

1. Was ist der Unterschied zwischen einer eRechnung und einer PDF-Rechnung?

Eine eRechnung ist ein strukturierter Datensatz und kein Dokument. Der Austausch erfolgt also von Daten statt von Dokumenten.

2. Wie werden diese Datensätze generiert?

Das System, mit dem Rechnungen erstellt werden, muss die Fähigkeit besitzen, eine eRechnung zu generieren. Viele Systeme können dies bereits.

3. Mit welchem System kann ich die eRechnungen empfangen?

Ein Beispiel für ein Empfangssystem ist das Ricoh IDX Portal. Hierbei spielt es keine Rolle, von welchem System der Versand erfolgt ist. Die Rechnungen können direkt aus dem Portal weiterverarbeitet werden.

4. Wie werden die eRechnungen archiviert?

Für die Archivierung eignen sich Dokumentenmanagementsysteme wie DocuWare.

5. Welche Software benötige ich?

Unternehmen müssen sich für einen sogenannten e-invoicing-Provider entscheiden, der ein entsprechendes Austauschportal bereitstellt. Bei Ricoh IDX erfolgt dies beispielsweise über das Traffiqx-Netzwerk.

6. Was kostet die Implementierung eines eRechnung-Projekts?

Die Kosten hängen von den individuellen Voraussetzungen ab, insbesondere vom aktuellen Digitalisierungsgrad in der Rechnungsverarbeitung. Änderungen an bestehender Software müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Die laufenden Kosten richten sich nach der Menge der versendeten und empfangenen Dokumente, ähnlich wie beim Briefporto.

7. Wie sicher ist der Datenaustausch mittels eRechnung?

Die Sicherheit des Datenaustauschs hängt von der verwendeten IT-Infrastruktur ab. Es gibt keine erhöhte Gefahr durch Cyberkriminalität, und die bestehenden Buchhaltungsprozesse bleiben unverändert.

8. Muss der Empfänger von eRechnungen zustimmen, bevor ich ihm diese schicken darf?

Ab dem 1. Januar 2025 ist keine Zustimmung des Empfängers mehr erforderlich. Bei Abweichungen von der Pflicht bedarf es jedoch einer aktiven Zustimmung.

9. Welche weiteren elektronischen Formate gibt es für die Rechnungsübertragung?

Zu den alternativen Formaten gehören PDF (Portable Document Format), das plattformunabhängig ist, und ZUGFeRD, welches auf PDF basiert und strukturierte Daten im XML-Format enthält. EDI (Electronic Data Interchange) beschreibt das standardisierte Verfahren zum Austausch von strukturierten Daten zwischen Unternehmen.

10. Welches Format wird nun Standard?

Es gibt nicht den EINEN Standard. Vielmehr sind alle Rechnungsformate, die der Norm EN 16931 entsprechen, valide elektronische Rechnungen. In Deutschland sind das beispielsweise die Formate XRechnung und ZUGFeRD in der Variante „comfort“ in ihrer jeweils aktuellen Version, weitere bereits etablierte Formate, z.B. auch aus dem Ausland, können dieser Norm ebenfalls entsprechen.

Fazit

Die Einführung der eRechnung ist ein bedeutender Schritt zur Digitalisierung der Rechnungsstellung in Deutschland. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen und die notwendigen Schritte zur Implementierung einleiten, um von den Vorteilen der eRechnung zu profitieren. Die klare Regelung und die Übergangsfristen bieten eine gute Möglichkeit, sich auf die Veränderungen vorzubereiten und gleichzeitig die Effizienz und Sicherheit im Rechnungsprozess zu erhöhen.