E-Rechnung ins Ausland: Die elektronische Rechnungsstellung in der EU

Die elektronische Rechnungsstellung, auch als eInvoicing bekannt, verändert zunehmend die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungen ausstellen, versenden und empfangen. Besonders in Europa hat sich die elektronische Rechnungsstellung als wichtige Lösung etabliert, um den Austausch von Rechnungsdaten zu beschleunigen und zu vereinfachen. Dies betrifft nicht nur den privaten Sektor, sondern auch den öffentlichen Bereich. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte über die E-Rechnung und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen effizient umsetzen können, besonders im Hinblick auf den internationalen Handel innerhalb der EU.

Was ist eInvoicing?

Bei der elektronischen Rechnungsstellung wird eine Rechnung in digitaler Form erstellt, übermittelt und empfangen. Im Vergleich zur traditionellen Papierrechnung ermöglicht die E-Rechnung eine schnellere und einfachere Verarbeitung von Rechnungsdaten. Sie wird in einem strukturierten Format versendet, sodass die Daten direkt in Buchführungs- und Zahlungssysteme übernommen werden können. Der Vorteil: Manuelle Eingaben und Fehlerquellen werden reduziert, und die Verarbeitung erfolgt schneller.

Die E-Rechnungsrichtlinie und ihre Bedeutung für Unternehmen in der EU

Seit der Einführung der E-Rechnungsrichtlinie 2014/55/EU sind alle öffentlichen Verwaltungen der Europäischen Union verpflichtet, den Europäischen Standard für E-Rechnungen anzuwenden. Diese Richtlinie zielt darauf ab, Handelsbarrieren abzubauen, die durch unterschiedliche nationale Anforderungen und technische Standards für die elektronische Rechnungsstellung entstanden sind. Seit April 2020 müssen alle EU-Mitgliedstaaten in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, besonders bei öffentlichen Aufträgen.

Die Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie fördert nicht nur eine einheitliche Rechnungsstellung innerhalb der EU, sondern ermöglicht auch eine schnellere und effizientere Abwicklung von Zahlungen und Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden.

Elektronische Rechnungsstellung in der Praxis

In der Praxis müssen Unternehmen, die mit öffentlichen Stellen in der EU Geschäfte tätigen, sicherstellen, dass ihre Rechnungen den europäischen Standard erfüllen. Dabei ist zu beachten, dass jedes EU-Land seine eigenen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung hat. Während einige Länder die Übermittlung elektronischer Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen vorschreiben, bleibt es in vielen anderen Ländern den Unternehmen freigestellt, ob sie elektronische Rechnungen an andere Unternehmen versenden möchten.

Die elektronische Rechnungsstellung ist jedoch nicht nur für Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor in der EU zusammenarbeiten, von Bedeutung. Viele Länder bevorzugen auch den Einsatz von E-Rechnungen im privaten Sektor, um Prozesse zu vereinfachen und die Verwaltungskosten zu senken.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

1. Schnellere Verarbeitung: Rechnungen werden schnell und direkt in die Buchhaltungs- und Zahlungssysteme Ihres Unternehmens integriert.
2. Kosteneinsparungen: Papierformulare entfallen, was zu Einsparungen bei Druck-, Porto- und Personalkosten führt.
3. Automatisierte Verarbeitung: Die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten reduziert menschliche Fehler und steigert die Effizienz.
4. Archivierung und Verwaltung: Die elektronische Form erleichtert das Archivieren und Verwalten von Rechnungen, was die Compliance mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vereinfacht.

Der Weg zur Implementierung der E-Rechnung

Um von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung zu profitieren, müssen Unternehmen einige Schritte unternehmen:

1. Vertraut machen mit der Gesetzgebung und dem EU-Standard:
   Obwohl private Lieferanten nicht verpflichtet sind, der E-Rechnungsrichtlinie (2014/55/EU) oder dem Europäischen Standard (EN 16931) zu folgen, haben viele Mitgliedstaaten eigene nationale Verpflichtungen oder Präferenzen, die Lieferanten dazu ermutigen, elektronische Rechnungen zu senden. Jeder Mitgliedstaat hat das Recht, die E-Rechnungsrichtlinie nach eigenem Ermessen umzusetzen. Wie die E-Rechnung den öffentlichen Sektor in Ihrem Land betrifft, hängt davon ab, wie Ihre Regierung die Richtlinie in nationales Recht übertragen hat. Weitere Informationen finden Sie im Länder-Datenblatt Ihres Mitgliedstaats.
   
   
2. Wählen Sie den richtigen E-Rechnungs-Typ:

   E-Rechnungen werden hauptsächlich in zwei Typen unterteilt: visuelle Rechnungen und strukturierte Datenrechnungen. Als Lieferant haben Sie die Möglichkeit, den Typ der Rechnung zu wählen, den Sie verwenden möchten. Allerdings verlangt die E-Rechnungsrichtlinie, dass öffentliche Sektororganisationen in der Lage sein müssen, strukturierte Datenrechnungen zu empfangen. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Rechnungstypen und deren Vorteile. Besonders wichtig ist, dass Lieferanten, die strukturierte Datenrechnungen verwenden, nur ein Rechnungsformat benötigen, um ihre Rechnungen schnell und effizient von allen öffentlichen Behörden in Europa verarbeiten und bezahlen zu lassen.

3. Definieren Sie Ihre Anforderungen:

   Je nachdem, welchen E-Rechnungs-Typ Sie wählen, müssen Sie die entsprechenden Anforderungen festlegen und das nötige Sicherheitsniveau bestimmen. Unsere Dokumentation und Support-Dienste unterstützen Sie bei diesem Schritt.

4. Entwickeln Sie Ihre E-Rechnungs-Anwendung:
   Für den Empfang elektronischer Rechnungen benötigen Sie eine technische Lösung. Sie können sich dafür entscheiden, eine eigene Lösung intern zu entwickeln oder einen externen Lösungsanbieter zu beauftragen. Alternativ können Sie auch fertige Softwarelösungen in Betracht ziehen, um eine passende Lösung zu finden. Wir stellen Ihnen umfassende Dokumentationen und Support-Dienste zur Verfügung, um Ihnen zu helfen, die notwendigen Ressourcen und Fähigkeiten zu bewerten.
   
   
5. Setzen Sie Ihre Lösung um:

   Wir bieten eine Implementierungscheckliste für E-Rechnungen, die wichtige Punkte bei der Einführung der E-Rechnung aufzeigt. Wenn Sie sich für einen Lösungsanbieter entschieden haben, wird dieser in der Regel den gesamten Implementierungsprozess für Sie übernehmen.

6. Testen Sie Ihre Konformität:

   Unser Konformitätstest-Service stellt Ihnen Testfälle und eine sofort einsatzbereite Testplattform zur Verfügung, mit der Sie die technische Übereinstimmung Ihrer Lösung mit dem Europäischen Standard prüfen können. Unser erfahrenes Team bietet während des gesamten Testprozesses technische Unterstützung.

7. Senden Sie Ihre erste E-Rechnung: 

   Jetzt können Sie E-Rechnungen an jede öffentliche Sektororganisation senden und sicherstellen, dass Ihre Rechnung in jedem Mitgliedstaat der Europäischen Union schnell und effizient bearbeitet wird.

    

Fazit

Die elektronische Rechnungsstellung, besonders im internationalen Kontext innerhalb der EU, bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Rechnungsprozesse zu optimieren und erhebliche Kosten zu sparen. Mit der Einführung der E-Rechnungsrichtlinie 2014/55/EU sind die Rahmenbedingungen klar definiert, und Unternehmen können von einer effizienteren und rechtssicheren Abwicklung ihrer Rechnungen profitieren. Wenn auch Sie Ihre Rechnungsprozesse auf E-Rechnung umstellen möchten, stehen Ihnen zahlreiche Lösungsanbieter und umfassende Leitlinien zur Verfügung, um den Umstieg so einfach wie möglich zu gestalten.

Nutzen Sie die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft des internationalen Handels.