Integration der E-Rechnung in Ihr IT-System

Die Einbindung der E-Rechnung in Ihr IT-System bietet erhebliche Kosteneinsparungen, verkürzt die Bearbeitungszeiten, beschleunigt die Zahlungsabläufe und trägt dazu bei, Erfassungsfehler zu reduzieren.

Ein wesentlicher Impulsgeber für die E-Rechnung ist der Gesetzgeber, der seine Lieferanten zunehmend zur Versendung elektronischer Rechnungen verpflichtet. Im Vergleich zu vielen anderen europäischen Ländern ist Deutschland jedoch kein Vorreiter in der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. In vielen südeuropäischen Ländern wie Italien, Spanien, Kroatien sowie in Ungarn und den skandinavischen Ländern ist die E-Rechnung bereits seit vielen Jahren Pflicht und gewinnt auch in der Unternehmenskommunikation zunehmend an Bedeutung.

Deutschland setzt auf E-Rechnung

Es ist zu erwarten, dass sich die elektronische Rechnung und das Format XRechnung in der deutschen öffentlichen Verwaltung in den kommenden Jahren umfassend durchsetzen werden. Daher sollten Lieferanten der öffentlichen Verwaltung sich frühzeitig mit passenden digitalen Lösungen zur Erstellung und Verarbeitung von XRechnungen auseinandersetzen. In diesem Artikel möchten wir unsere Erfahrungen mit Ihnen teilen und Ihnen einen Leitfaden zur Auswahl einer geeigneten Lösung für Ihr Unternehmen anbieten.

Auswahl der passenden E-Rechnungslösung

Für eine möglichst automatisierte elektronische Rechnungsverarbeitung ist es auf lange Sicht sinnvoll, eine vollintegrierte Softwarelösung zur Bearbeitung von XRechnungen und anderen Formaten anzustreben. Dieser Ansatz erfordert jedoch sowohl organisatorische als auch technische Anstrengungen, da eine Lösung entwickelt werden muss, die den individuellen Anforderungen, Systemen und verfügbaren Ressourcen aller beteiligten Parteien gerecht wird. Für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen mit geringem Transaktionsvolumen kann daher ein kostengünstiges Programm wie B2Brouter von Vorteil sein. Diese Cloud-basierte Plattform ermöglicht die Verwaltung von E-Rechnungen über ein Webportal und erreicht eine teilautomatisierte Verarbeitung hinsichtlich der Erstellung, Verarbeitung, Archivierung und Kommunikation von elektronischen Rechnungen zwischen den Akteuren.

Die vorgestellten Optionen können als konkurrierende Entwicklungsstufen betrachtet werden. Abhängig von der Dringlichkeit können diese ausgewählt und schrittweise umgesetzt oder verbessert werden. Eine effektive Cloud-Lösung zur Erstellung von E-Rechnungen ermöglicht es, gesetzliche Anforderungen mit minimalem organisatorischen Aufwand zu erfüllen. Besonders für kleinere private und öffentliche Organisationen empfiehlt sich, eine nicht integrierte Lösung als erste Unterstützung für die elektronische Rechnungsverarbeitung zu wählen, da sie mit geringen Kosten und minimalen organisatorischen Anpassungen verbunden ist. Eine integrierte Lösung bietet den größten Nutzen für die öffentliche Verwaltung und ihre Lieferanten. Allerdings führen die insgesamt höheren Kosten, die durch erforderliche Anpassungsprozesse innerhalb der Organisationen entstehen, erst bei höheren Transaktionsvolumina zu nachhaltigen Einsparungen.

Integration oder Cloud – welche E-Rechnungslösung wählen Sie?

Mit unseren cloud-basierten Lösungen möchten wir Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen die Möglichkeit bieten, elektronische Geschäftsvorgänge effektiv zu gestalten. Damit jede Organisation von den Vorteilen einer digitalisierten Wirtschaft profitieren kann, haben Rechnungssteller die Möglichkeit, die B2Brouter-Plattform kostenlos zur Erstellung und zum Versand von XRechnungen über PEPPOL zu nutzen. Unsere kostenpflichtigen Premiumpakete des Webportals sind speziell auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Unternehmen zugeschnitten, können bequem online gebucht werden und bieten Freiberuflern, Selbständigen und KMUs nützliche Funktionen wie:

• Archivierung
• Gutschriften
• Rechnungsempfang
• Rechnungsanlagen
• Nutzerverwaltung

Mit diesen Features können Sie die Digitalisierung Ihrer Prozesse vorantreiben.

Für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen mit hohem Transaktionsvolumen bietet unser Enterprise-Paket den idealen Einstieg ins E-Business. Dieses Paket zielt auf die Integration der E-Rechnung in bestehende Abrechnungssysteme oder ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder Sage ab. Durch die Anbindung an den B2Brouter wird Ihr System sofort in der Lage sein, XRechnung, ZUGFeRD und alle anderen relevanten europäischen Rechnungsformate sowie Empfangs- und Versandkanäle zu unterstützen. Mit dieser Integration bleibt Ihr System stets aktuell. Die Verknüpfung hilft, Doppelarbeiten zu vermeiden und ermöglicht einen vollständig digitalen Geschäftsprozess mit Ihren Geschäftspartnern. Dadurch lassen sich sowohl die Bearbeitungs- als auch die Durchlaufzeiten verkürzen und die Kosten für Rechnungsverarbeitung, Versand und Archivierung reduzieren.

So rüsten Sie Ihr IT-System für die E-Rechnung und PEPPOL

Um eine bestehende Software an die E-Rechnung anzubinden, bieten wir verschiedene Schnittstellen an. Dabei führen wir ein kurzes Verbindungsprojekt mit Ihnen durch. Die Anbindung erfolgt über den B2Bconnector und ist in den meisten Fällen innerhalb von 1 bis 2 Wochen abgeschlossen. Der B2Bconnector stellt eine E-Rechnungslösung für alle IT-Systeme dar. Unabhängig davon, ob Sie SAP, Microsoft Dynamics oder SAGE verwenden, können Sie mit dem B2Bconnector jedes ERP-System auf die XRechnung und PEPPOL umstellen.

Der B2Bconnector bietet eine Vielzahl von Werkzeugen, die eine einfache, schnelle und effiziente Integration ermöglichen. Neben standardisierten Schnittstellen für Systeme wie Sage 40, Sage 200, Sage X3, SAP Business One, Microsoft Navision und Microsoft Business Central kann der B2Bconnector auch an andere ERP-, Dokumentenmanagement- (DMS), Buchhaltungs-, Abrechnungs- oder Finanzmanagementsysteme über allgemeine Schnittstellen wie REST API, SOAP API oder sFTP angeschlossen werden. Zudem bietet der B2Bconnector einen Client, der in jeder Windows-Umgebung installiert werden kann.

Nach Abschluss des Projekts empfängt der B2Brouter Ihre Rechnungen über den B2Bconnector und wandelt sie in das erforderliche Format des Rechnungsempfängers um (z.B. XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS Billing 3.0 usw.). Sie haben die Möglichkeit, die Versandmethoden (wie E-Mail, Export, PEPPOL, FACe, eFACT, Chorus Pro, Ariadne, Sdi usw.) und Zielformate entsprechend den Präferenzen des Empfängers oder den Vorschriften der jeweiligen Länder anzupassen. Ebenso können Rechnungsempfänger über unser Portal und den B2Bconnector elektronische Rechnungen gemäß ihrer Vorlieben über die genannten Kanäle empfangen.

Verschiedene PEPPOL-Schnittstellen

Im europäischen Raum genügt in der Regel unsere Integration mit dem PEPPOL-Netzwerk für den Versand und Empfang elektronischer Dokumente. Darüber hinaus bieten wir Schnittstellen zu allen wichtigen e-Business-Netzwerken an. Als zertifizierter PEPPOL-Dienstleister stellen wir Ihnen bei jeder ERP-Integration Zugang zum PEPPOL eDelivery-Netzwerk über unseren PEPPOL Access Point und SMP zur Verfügung. Unsere Software informiert Sie zudem über den Bearbeitungsstand Ihrer Rechnungen (z.B. Eingegangen, Abgelehnt, Akzeptiert, Bezahlt), sofern Ihr Geschäftspartner diesen PEPPOL-Service unterstützt.

Unser E-Business-Qualitätsversprechen

Unser Angebot beschränkt sich nicht nur auf den öffentlichen Sektor. Wir ermöglichen auch den Austausch von E-Rechnungen mit anderen Unternehmen. Der elektronische Austausch von Dokumenten wie Angeboten, Bestellungen, Katalogen oder Lieferscheinen ist ebenfalls möglich.

• Automatisierte Rückfragen

Beim Versand von E-Rechnungen in andere Länder kann es gelegentlich erforderlich sein, zusätzliche Informationen im Zielformat bereitzustellen. Manche dieser Angaben werden möglicherweise nicht von Ihrem Abrechnungssystem unterstützt. Diese Informationen können bequem über unser Webportal ergänzt werden, damit jede elektronische Rechnung ihren Empfänger erreicht.

• Support für Sender und Empfänger

Bei Fragen oder Problemen steht Ihnen unser Support jederzeit zur Verfügung. Sowohl Rechnungssender als auch Rechnungsempfänger können sich direkt an den B2Brouter-Kundensupport wenden. B2Brouter kümmert sich um alle Kundenanfragen und priorisiert dabei ausschließlich die Anfragen seiner Premiumkunden.